Die Welt der Messen und großen Events wirklich verstehen (2)

Messe-Event Analytik Jena Labvolution 2019

Die Realisierung des Auftritts: Jetzt wird entworfen und gebaut

Das Vermarktungskonzept Ihres Unternehmens ist fertig. Sie haben sich für ein Event oder einen Auftritt auf einer Messe entschieden, die Termine stehen fest – und das Budget auch. Dann darf jetzt entworfen, gestaltet und gebaut werden, richtig? Oder gehört doch noch mehr dazu?
Entscheidungen sind zu treffen. Viele.

Jetzt ist genau die richtige Zeit, ein Messemotto festzulegen. Wie sieht es mit einer Message aus, die tragend für Ihren Auftritt sein wird? Es sind diese Botschaften, die den grafischen Ausdruck Ihres Auftrittes, das passende Bildmaterial und die Umsetzung Ihres Corporate Designs bestimmen. Welches Farb-, Licht- und Materialkonzept wird zum Tragen kommen? Wie kann die Standarchitektur aussehen, wie die Kommunikation im Raum? Arbeiten Sie mit einem Profi zusammen, können Sie sich Ihren geplanten Messestand als 3D-Visualisierung ansehen. So bekommen Sie einen genauen Eindruck davon, wie Ihr Stand wirken wird.

Pläne über Pläne – nichts wird dem Zufall überlassen!

Damit beim Aufbau des Messestandes und natürlich während der Messe alles reibungslos – und nervenschonend – läuft, ist das Erstellen von Plänen eine gute Idee. Die Planung übernimmt am besten ebenfalls ein Profi: So weiß jeder genau, wann was zu tun ist und der Stand der Dinge ist jederzeit abrufbar.

Die Planung umfasst Aspekte wie benötigtes Material, Personal, Produktion, Aufbau, Logistik sowie Standbesetzung und -betrieb. Dabei sind klare Zuständigkeiten festzulegen: Wer übernimmt die Projektleitung, die Betreuung der Bauplanung, die klassische Bauleitung sowie das Controlling? Zeitpläne schaffen den nötigen Rahmen: Wann beginnt die Montage und wann die Demontage, wie wird die Zusammenarbeit mit verschiedenen Dienstleistern organisiert? Wer holt die entsprechenden Angebote ein und übernimmt den Vergleich? Wer koordiniert und überwacht Ablauf und Qualität?

Ihre Agentur, Sie als Kunde und das beauftragte technische Bauteam müssen kritisch denken und Risiken voraussehen. Ist an alles gedacht, wird der Stand zu den vereinbarten Zeiten fertiggestellt. Ihre Erwartungen werden erfüllt und sie erleben den Stand so, wie er Ihnen in der Konzeptionsphase vorgestellt wurde. Jetzt darf sich Vorfreude einstellen!

Es geht los. Lehnen Sie sich zurück – Profis sind am Werk!

Endlich ist es soweit: Der Messestand wird gebaut. Deckt Ihr Team die obigen Kompetenzen ab, können Sie darauf vertrauen, dass alles glatt läuft. Dann wurde an alles gedacht und solide geplant. So steht einer Abnahme des Standes vor Eventbeginn nichts mehr im Wege.

Während der Veranstaltung ist eins besonders wichtig: dass ein Team für Sie da ist, das auf alle Eventualitäten vorbereitet ist. Es agiert im Hintergrund, löst schnell Probleme, unterstützt Sie bei etwaigen Fragen zur Nutzung und zum Management und sorgt so für einen reibungslosen Ablauf während der Messe.

Dafür muss das Team vor der Veranstaltung geschult und über die eigene Rolle bei der Durchführung des Events informiert werden – genauso wie Ihr Standpersonal. Jetzt können Sie endlich Ihre Messe oder Ihr Event genießen und sich auf das Wesentliche konzentrieren: Ihre Ziele.

Für den dritten Schritt haben Sie etwas mehr Zeit: die Beendigung der Messe, den Abbau und die Nachbereitung. Was es hier alles zu beachten gibt, erzähle ich Ihnen in meinem nächsten Beitrag. Sie dürfen also gespannt bleiben!

Viele Grüße.
Ihre Tahis González alias Frau Grafica

und ihre Gemeinschaft in Deutschland und Barcelona

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